Mobile Arbeitszeiterfassung mit Pocket Loox

Kurzbeschreibung:

Die vorgestellte Lösung umfasst die Software und Hardware zur mobilen Arbeitszeiterfassung für Hausmeister und andere Mitarbeiter der Wohnungsgenossenschaft "Frohe Zukunft" und die Integration in eine vorhandene Softwarelösung.

Auftraggeber

Wohnungsgenossenschaft "Frohe Zukunft",  Halle

Auftragnehmer

Nutzen der Lösung

Bisher wurden die Daten auf  Papier erfasst

Bisher wurden die Arbeitszeitdaten auf entsprechenden Formularen erfasst.

 Die Hausmeister mussten oft die zu den Tätigkeiten gehörenden Referenznummern aus umfangreichen Tabellen heraussuchen. Die Arbeitszeitdaten wurden später von Mitarbeitern in die vorhandene wohnungswirtschaftliche Software eingepflegt.

Mit der erstellten Lösung werden die Arbeitszeitdaten vor Ort erfasst. Durch eine sofortige Validierung werden Erfassungsfehler minimiert. Die Übernahme in das Datenbanksystem der Wohnungsgenossenschaft erfolgt weitgehend automatisch. Nacharbeiten sind nur bei speziellen Gegebenheiten notwendig. Der Zeitaufwand zur Übernahme wird auf ein Minimum reduziert.

Verwendete Hardware

Pocket PC Pocket Loox 600 mit 256 MB Compact Flash Speichererweiterung SanDisk Ultra^TM CompactFlash^TM und Hardcase

Kosten und Finanzierung

Die Projektfinanzierung erfolgt über Leasing. Der Leasingzeitraum beträgt 30 Wochen. Die Kosten amortisieren sich nach etwa 2 Jahren.

Beschreibung der Lösung

Software auf PocketPC Die Hausmeister sowie weitere Mitarbeiter im mobilen Einsatz erfassen ihre Arbeitszeitdaten mit dem Pocket Loox. Die Tätigkeitsart kann mit Hilfe einer Tätigkeitsnummer oder über eine Volltextsuche in der Datenbank recherchiert werden. Gleiches trifft für die Zuordnung des Tätigkeitsortes (Verwaltungseinheit) zu. In Abhängigkeit von der gewählten Tätigkeit werden die Mitarbeiter zur Eingabe weiterer Daten aufgefordert (Mieterinfos, freie Tätigkeit). Zu jedem Datensatz kann ein freier Text ergänzt werden. Die Eingabe von Text kann per Buchstabenerkenner, Strichzugerkenner (PALM-kompatibel), Bildschirmtastatur und Handschrift (Transcriber) erfolgen. Die Erfassungssoftware ist für die Stifterfassung optimiert, so dass mit minimalen Stiftbewegungen gearbeitet werden kann.	Ergebnis der Volltextsuche nach einer Tätigkeit
Die Mitarbeiter übertragen ihre Arbeitszeitdateien in regelmäßigen Abständen am Sitz der Wohnungsgenossenschaft. Dazu wird der Pocket PC in ein entsprechendes Craddle gesteckt. Auf dem angeschlossenen PC wird das Transferprogrammprogramm gestartet. Dieses liest die Daten aus dem PocketPC aus, aktualisiert die Datenbanken auf dem PocketPC und überträgt die Arbeitszeitdaten in die As/400 Datenbank. Abschließend werden Übertragungsprotokolle erzeugt und angezeigt. Diese erlauben das nachträgliche Ergänzen von Datensätzen mit Sonderfällen.	Eingabemöglichkeit über Bildschirmtastatur.
	Beispiel für Handschrifteingabe

FAQ

Warum wurde der  Pocket Loox und nicht PALMs oder dazu kompatible PDA verwendet?

Durch die Weiternutzung des vorhandenen KnowHows im Bereich Desktop-Entwicklung konnten die Entwicklungskosten gering gehalten werden. 

Die einfache und kostengünstige Erweiterbarkeit mit Speicherkarten (CF-Karten und SD-Card) ermöglicht auch bei umfangreicheren Projekten die Übernahme kompletter Datenbestände und Bilder. Diese Möglichkeiten sollen in weiteren Projekten zur Elektrorevision und zur Revision weiterer Objekte genutzt werden.

Das PocketPC Betriebssystem ermöglicht die einfache Erstellung von Datenbankapplikationen. Dabei können vorhanden Accessdatenbanken auf einfach Weise mit den entsprechenden PocketPC-Datenbanken synchronisiert werden. Für zukünftige noch datenbankintensivere Projekte

netcomplett software und service ist als Microsoft Certified Partner und Global Alliance Partner von Fujitsu Siemens Partner zertifiziert. Dies erlaubt bei Problemen einen schnellen Zugriff auf den Service der 

Gibt es Schwächen des Pocket Loox?

Während der Testphase hat sich herausgestellt, dass alle Daten auf dem Pocket Loox bei entladener Batterie gelöscht wurden. Der Pocket Loox hat keine Pufferbatterie, um die Daten im Arbeitsspeicher bis zur nächsten Aufladung zu erhalten. Das ist für ein Gerät dieser Preisklasse ein schweres Manko.

Um das Problem zu lösen, wurden Compact-Flashkarten für alle PocketPC's angeschafft. Die Software zur Arbeitszeiterfassung und die Daten wurden auf die CompactFlash-Karten verlagert.

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Kontakt

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Wohnungsgenossenschaft "Frohe Zukunft" Halle (Auftraggeber) Kontakt: ralf.nagelschmidt@frohe-zukunft.de Internet: www.frohe-zukunft.de